BEHOVET

ABF Vux, som idag går under namnet Talenti, är en utbildningsanordnare med flera former av vuxenutbildning – såsom SFI, komvux och arbetsmarknadsinsatser – med målet att rusta elever och deltagare för arbetslivet. Med start hösten 2014 påbörjade dåvarande ABF Vux en omfattande verksamhetsutveckling. På de tre skolenheterna i Angered, Stampen och på Odinskolan arbetade omkring 150 medarbetare.

När information, ansvar och överlämningar brast mellan lärarlag, studieservice och administration uppstod väntetider, dubbelarbete och stress. Värdefulla resurser fastnade i administrativa flaskhalsar i stället för att komma eleverna till del.

För att bryta detta behövde organisationen ett gemensamt och systematiskt angreppssätt för att kartlägga flöden, identifiera grundorsaker till problem och eliminera administrativ friktion. Valet föll på Lean – en modell för kontinuerligt förbättringsarbete och systematiskt kvalitetsarbete. I vår skolkontext handlade Lean inte om industriell snabbhet, utan om att skapa hållbara förutsättningar för medarbetarna och frigöra tid till kärnuppdraget: undervisningen och mötet med eleverna. till kärnuppdraget: undervisningen och mötet med eleverna.

MIN ROLL

Som en av tre Lean-metodstödjare arbetade jag med processledning, kompetensutveckling och metodstöd. Jag kartlade processer och arbetsflöden tillsammans med ledning och arbetslag samt utbildade och handledde mellanchefer, utbildningsledare och lärare i systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete.

Min roll var att skapa en brygga mellan övergripande mål och det som behövde fungera i vardagen. Jag tog också fram metodhandledningen Lean enligt ABF och byggde en digital kunskaps- och processportal med guider, mallar, arbetsmaterial, dokumentation och goda exempel.

GENOMFÖRANDET

Arbetet utgick från hur processerna faktiskt såg ut i verksamheten, inte från hur de var tänkta att fungera. Genom workshops, kickoffer, processkartläggningar och handledning synliggjordes hela flöden – från ledning och planering till arbetslag, administration och service.

Vi använde bland annat simbanor, spagettidiagram, fiskbensdiagram, fem varför, förbättringstavlor och PDCA för att hitta grundorsaker, pröva åtgärder och följa upp vad som fungerade. Lösningar som höll skrevs in i gemensamma rutiner och metodstöd.

Verktygen var ett stöd för processerna och människorna, aldrig ett mål i sig. Implementeringen krävde också tid: nya arbetssätt behövde testas, anpassas och bli arbetslagens egna innan de kunde fungera hållbart.